[伍拾捌]我不會做漂亮的簡報怎麼辦？

對於許多職場人來說，可能對於簡報的印象都停留在PPT（Powerpoint）軟體上面（或Apple Keynote），都是一頁接著一頁的畫面，然後充滿動畫或是版面有色彩繽紛的感覺，然後對於PPT的操作也沒有太熟，平常工作上可能也沒有太多機會需要製作，所以覺得自己做不出這樣的畫面，所以問了這個問題。

我們把做漂亮的簡報先放到底下，重新往上一層思考：在職場上，製作簡報的目的是什麼？有可能是要跟長官報告某專案進度與接下來的方向、有可能是例行性報告內容與討論、有可能是向老闆或上司提案等，而職場簡報的目的通常都會有希望對方有所回應以及回應什麼，所以把自己想說的話，如實的表現在簡報中就很重要。

但從口語到畫面的階段中，人的理解能力有很大的差異，在你跟對方講幾句話，就算這幾句話都沒有順序、沒有邏輯的狀況下，其實對方還是可以重組並理解你的話，例如：我們週末一起吃早餐，我想想幾點，可能早上八點半吧，然後我知道有家很好吃，但他好像是九點才開，不然我們約九點好了…所以實際上我們可以快速確認這段話是「在週末早上九點，約在某早餐店」，但如果在簡報中，你如果使用口語表達的方式，對方就會很難聽懂，原因在於是簡報是一個畫面接續一個畫面，比較偏向在類似電影或影片的觀看原理，受眾的注意力就是集中在這個頁面上，再輔以你的口語說明，所以必須要清晰擷取重點，並依照邏輯順序把它講出來。

從剛剛的案例中，我們「假設」要用簡報，告訴對方有早餐聚會（如果有人真的做簡報跟我約早餐聚會，我會覺得太過了…），簡報頁面上標題是某日期、時間與地點有早餐聚會，下面就是關於早餐店的圖片、營業時間與精選菜單等，在一個頁面中，其實跟剛剛一整串話，表達的內容其實是一樣的概念。

所以簡報的陳述邏輯與頁面架構，實際上比起漂亮的簡報更為重要，也是職場人應該率先關注的地方，但如果職場人已經具備邏輯架構的說明能力，單純只是需要增加讓頁面變漂亮的能力，前期我其實推薦兩種方式：

1.Google搜尋 PPT Template，先抓到最快速與速成的版面，然後實際套用後再觀察在職場上是否合用，然後發現老闆或上司喜歡某種風格，那這部分其實是成功的，並不需要追求所謂一定要自己做出來，職場上的接地氣與速成在某些時候是必要的。

2.尋找出自己在讀完這份簡報後，覺得厲害的簡報形式，然後嘗試自己做出類似的樣子套入，依照這份簡報的形式調整自己的標題大小、顏色、編排等，再重新讀自己的新版面簡報，問自己有沒有比起原來簡報更有說服力。

以上兩種是針對職場人沒有太多時間學習功能、設計細節或課程才適用，或是平常很少使用簡報的人（偶而需要立即抱佛腳使用），但如果你有心想把簡報做好，還是需要從基本功（例如色彩學、字體學、版面學）學起，再搭配實際的職場簡報經驗，相輔相成才能穩定的提升。