[壹參陸]溝通也要防呆，目的是為了讓對方沒有會錯意的空間

最早知道「防呆」一詞，是因爲十多年前，我開始觀察與管理工廠生產線，因而開始思考與研讀生產線防呆的思考步驟，生產線最主要的就是保持生產效率，不要因為人為的差異而讓生產線停止，因應每個步驟，確保無論換誰接續都可行，主要在於「降低人為可能發生的謬誤」。

無論是生產使用的治具或是在產品正反、上下使用不同形體，都是讓產線人員或使用者在使用時，不會因為人為認知錯誤而造成損壞。

Wiki 解釋「防呆」，是一種預防矯正的行為約束手段，運用防止錯誤發生的限制方法，讓操作者不需要花費注意力、也不需要經驗與專業知識，憑藉直覺即可準確無誤地完成的操作。的確，最重要的在於「無論是誰，不需要注意力，也不會有模擬兩可的空間，即可準確無誤的完成」。

但你知道溝通也有防呆嗎？

我們常常在與人溝通時，都誤以為對方與自己對於一件事情的認知是幾乎相同的，因此常常習慣說明一件事情時不帶主詞或刪除自我認知的贅字，導致對方無法快速聽懂，還要再重複來回詢問確切的含義為何，例如：記得明天幫我拿那個東西過來，然後記得那個東西要先處理，然後記得包好。

光這一句簡短的句子，就隱藏了多個沒有防呆的溝通：
第一個「那個東西」，到底那個東西的主詞是什麼？
第二個是「先處理」，到底是要處理什麼？要做什麼動作？
第三個「包好」，什麼樣叫做包好，塑膠袋裝起來就是包好，還是要裝箱封箱才叫包好的差異認知。

如果有防呆意識的溝通，以上例句應該會變成：

記得明天幫我拿二顆P牌黃色10W LED燈泡，然後記得這兩顆燈泡要先用氣泡布包好，然後裝盒後用透明膠帶封死。

雖然與對方可能已有多年合作經驗，大家可能都知道那個東西，但避免所謂的無謂溝通，請記得麻煩一點，把所有可能的溝通謬誤都降到最低。

另外一個溝通的防呆，尤其是面對高階主管的報告會議，雖然每個月或每周都有定期報告工作進度，但在每一次的會議前言，都要用最短的時間進行Recap重點報告，讓所有與會的高階主管都能在一開始就能站在幾乎同樣平等的資訊接收量，才不會造成其實原本很簡單的意思，認知成為其他含義。

同樣是一百萬的營收，單看不同的定義就足以造成完全不同的解釋方向，例如此次的工作進度會議是檢討「單季營收」，如果前面沒有先定義清楚此次會議的討論目標，當說明完第一季營收是一百萬之後，會議就有可能變成為什麼第三季、第四季不能是二百萬或三百萬，整年度應該要讓單項產品突破達成千萬營收的目標等，反而失去當初所認定的會議目標。

因此對於溝通的防呆，真的需要隨時隨地設身處地的思考，方能讓防呆意識成就更好的效率。